Gérer une copropriété représente une grande responsabilité et beaucoup de travail également. Diverses solutions permettent de poursuivre la vie en copropriété, mais n’assurent pas toutefois une bonne gestion. Voici les techniques les plus rassurantes pour bien gérer une copropriété.
Confier la gestion à un syndic de copropriété en Belgique
Dans une perspective de faire des économies, certains copropriétaires préfèrent céder la gestion du bien à un particulier. Déjà, du point de vue juridique, c’est un acte illégal car la loi impose que la copropriété ne peut se faire gérer que par un syndic. Ainsi, en cas de défaillance dans sa mission, ce choix ne fait qu’aggraver la situation. La bonne gestion de la copropriété passe d’abord par un représentant légal. Un syndic de copropriété en Belgique expérimenté assurera l’administration selon les règlements en vigueur.
Cependant, le choix du syndic s’avère fondamental pour tenir efficacement ce rôle. Sa compétence, son expérience et sa qualité doivent correspondre aux besoins de la copropriété. Bien évidemment, plus les honoraires d’un syndic sont élevés, plus ses compétences devraient être à la hauteur. Mais l’important, c’est de choisir celui dont le profil est le plus proche des attentes par rapport aux travaux.
Créer de la concurrence pour réduire les dépenses
La gestion des charges implique parfois des grosses sommes d’argent. Les dépenses dépendent en général de la taille de la copropriété et de l’ampleur des travaux. En effet, bien gérer signifie aussi savoir réguler les dépenses des copropriétaires. Pour cela, la mise en concurrence est une technique bien connue dans ce domaine. Elle concerne plus particulièrement les charges plus importantes.
Cette technique consiste à consulter plusieurs entreprises ou prestataires pour effectuer un travail comme un gros chantier par exemple. Ces candidats remettront des devis et des factures qui seront comparés et permettent de contrôler les prestations. L’assemblée générale des copropriétaires établit le coût qui sera avisé par le conseil syndical avant que le syndic engage les dépenses. D’ailleurs, la consultation obligatoire de cet organe permet également d’encadrer les travaux.
Par ailleurs, tous les besoins impliquant des dépenses doivent être négociés par le syndic. Comme les fournitures, dont les fournisseurs seront constamment mis en concurrence. De même pour les contrats, la concurrence facilitera la négociation avec le prestataire habituel.
Assurer la bonne gestion de la trésorerie
Une gestion déséquilibrée du fond engendre parfois des conséquences négatives à la vie de la copropriété. D’où l’importance du niveau de compétence du syndic. Toutefois, la trésorerie, même gérer par ce dernier, doit faire l’objet d’un suivi régulier. Car au lieu d’alléger les charges, il peut aussi en tirer profit aux dépens des copropriétaires.
Cependant, la balance de la trésorerie devrait être toujours équilibrée. C’est-à-dire, sans excédent, mais pas insuffisant non plus par rapport aux besoins auxquels le montant sera dépensé. Ce second cas expose toujours en fin de compte la copropriété à des problèmes. En effet, suite aux retards des paiements, les prestataires deviennent difficiles à convaincre pour les travaux courants et surtout urgents. De plus, cela occasionne souvent un petit surcoût pour combler ces retards.
Compte tenu de tous ces facteurs, bien gérer une copropriété exige donc la mise en place d’une collaboration coordonnée entre les copropriétaires, à part le travail effectué par le syndic.
Planification technique et suivi numérique pour une copropriété durable
Au-delà des décisions financières et de la gouvernance, la pérennité d’un immeuble repose sur une stratégie technique structurée : l’élaboration d’un plan pluriannuel de travaux, la réalisation régulière d’un audit technique et la mise en place de diagnostics (notamment thermique et structurel) permettent d’anticiper les risques et d’optimiser le budget long terme. La maintenance doit se concevoir comme un processus continu intégrant la maintenance préventive et, lorsque possible, la maintenance prédictive afin de réduire les pannes urgentes et les surcoûts liés aux réparations imprévues. L’adoption de protocoles d’intervention, de contrôles périodiques et d’un registre des sinistres renforce la sécurité des occupants et la conformité réglementaire, tout en facilitant la gestion des sinistres et des garanties.
Pour rendre ces pratiques opérationnelles, il est aujourd’hui recommandé de numériser le suivi technique et administratif : un carnet numérique du bâtiment associé à des tableaux de bord et des indicateurs de performance offre une traçabilité et une transparence accrues des interventions, contrats et documents réglementaires. Cette gestion documentaire centralisée améliore la coordination entre les intervenants, accélère les procédures d’appel d’offres et simplifie la planification des échéances (assurances, contrôles obligatoires, entretien des installations). Enfin, la montée en compétence des représentants de la copropriété via des sessions d’information sur la gestion technique et la prévention des risques renforce la capacité collective à prendre des décisions éclairées. Pour s’informer sur les outils et bonnes pratiques en matière de suivi immobilier, rendez-vous sur Immowatcher.